FAQ visitatie

Is visitatie verplicht?
Wat heeft een gevisiteerde praktisch gezien aan een visitatie?
Wat zijn de procedurele stappen van een visitatietraject?
Hoeveel tijd kost een visitatie?
Hoe ziet een visitatiedag er uit?
Welke informatiebronnen gebruikt de visitatiecommissie?
Voor wie is het visitatierapport bedoeld?
Wie is verantwoordelijk voor de effectuering van de gegeven aanbevelingen?
Wat zijn de consequenties wanneer een praktijk/afdeling slecht blijkt te functioneren?

Is visitatie verplicht?

Nog niet, maar in de toekomst zal het waarschijnlijk verplicht worden zich voor beroepsuitoefening en herregistratie te laten visiteren. Maar ook nu moeten zorgverleners steeds vaker externe verantwoording afleggen over de wijze waarop zij kwaliteit van zorg garanderen.

Wat heeft een gevisiteerde praktisch gezien aan een visitatie?

• de visitatiecommissie geeft tips hoe zaken beter en/of eenvoudiger georganiseerd kunnen worden.
• de visitatiecommissie wijst op een mogelijke blinde vlek.
• de visitatiecommissie geeft argumenten in handen bij de onderhandeling met de directie over meer of betere faciliteiten.
• de visitatiecommissie stimuleert om (opnieuw) met andere specialismen over de afstemming van de zorg te overleggen.

Wat zijn de procedurele stappen van een visitatietraject?

Stap 1: aanmelding. Bij de meeste verenigingen geven de kandidaten zelf aan wanneer ze gevisiteerd willen worden.

Stap 2: samenstelling visitatiecommissie. De commissie bestaat uit twee of drie collega’s die optreden als visiteur. De visiteur dient een bepaald aantal jaren praktijk te voeren of anders nog recentelijk het vak uit te hebben geoefend. Daarnaast mag hij geen opleider van gevisiteerde zijn geweest of uit dezelfde regio te komen. De voorzitter is meestal een zeer ervaren visiteur. Hij heeft ook vaak zitting in de plenaire visitatiecommissie. De visiteurs hebben meestal eerst een training gevolgd.

Stap 3: voorbereiding. De kandidaten ontvangen ruim van tevoren de visitatievragenlijst met het verzoek deze zo volledig mogelijk in te vullen. Verder zullen zij vaak andere documenten moeten aanleveren. De ingevulde vragenlijst en aanvullende documenten dienen circa een maand voor de visitatiedatum retour te komen. De vragenlijst en documenten worden vervolgens gekopieerd en naar de visiteurs verzonden. De gevisiteerde praktijk/afdeling zorgt ervoor dat er gesprekspartners worden uitgenodigd. In het visitatiereglement van de vereniging staat meestal aangegeven om wie het dient te gaan. Deze gesprekpartners horen van tevoren goed over hun rol te worden geïnformeerd. Tot slot zal er een lunch moeten worden geregeld. De visiteurs bereiden de visitatie op basis van de toegezonden vragenlijst en documenten voor.

Stap 4: visitatiedag. Een visitatie neemt doorgaans een dag in beslag. Het dagprogramma is vol en vraagt om een strakke tijdsplanning.

Stap 5: het visitatierapport. De bevindingen van de commissie worden in een visitatierapport vastgelegd. Hiervoor is een ambtelijk secretaris of een lid van de commissie verantwoordelijk. Doorgaans krijgen gevisiteerden de gelegenheid om het conceptrapport op feitelijke onjuistheden te controleren. Zij ontvangen het definitieve rapport, nadat het door de plenaire commissie is vastgesteld.

Stap 6: implementatie van aanbevelingen. Het is de verantwoordelijkheid van gevisiteerden of en hoe de aanbevelingen worden uitgevoerd.

Hoeveel tijd kost een visitatie?

Het is niet exact aan te geven hoeveel tijd een visitatie precies kost. Het aanleveren c.q. bestuderen van de vragenlijst en andere documenten zal gauw 4 uur vragen. Dan is er de dag zelf en vervolgens nog de nasleep van het visitatierapport. Kortom: al met al is men minstens 16 uur aan een visitatie kwijt.

Hoe ziet een visitatiedag er uit?

Een voorbeeld van het dagprogramma van de internisten:

• 09.45 uur ontvangst en onderlinge voorbespreking visitatiecommissie
• 10.00 uur gesprek met de maatschap
• 12.00 uur bezoek aan afdeling, poli en bibliotheek; inzien van een aantal statussen
• 13.30 uur lunch
• 14.00 uur gesprek met een vertegenwoordiger van de Raad van Bestuur
• 14.30 uur gesprek met een lid van het stafbestuur en een chirurg
• 15.00 uur gesprek met (een) huisarts(en)
• 15.30 uur gesprek met de verpleging
• 16.00 uur gesprek met de arts-assistent(en)
• 16.30 uur onderlinge nabespreking visitatiecommissie
• 17.00 uur eindgesprek met de maatschap

Welke informatiebronnen gebruikt de visitatiecommissie?

De commissie bereidt de visitatie voor aan de hand van een ingevulde vragenlijst en ander aangeleverd materiaal. Op de dag zelf destilleert zij haar informatie uit de gesprekken, de rondgang door de praktijk, observaties, de patiëntendossiers en aanvullende documenten als beleidsplan, protocollen, dienstrooster, etc.

Voor wie is het visitatierapport bedoeld?

Het visitatierapport is gewoonlijk alleen voor de gevisiteerde(n) en het bestuur van de wetenschappelijke vereniging bestemd. In de praktijk krijgt de directie van het ziekenhuis en/of het stafbestuur vaak ook een exemplaar. Op deze wijze probeert de gevisiteerde maatschap/afdeling zich van hun steun bij de implementatie van de aanbevelingen te verzekeren.

Wie is verantwoordelijk voor de effectuering van de gegeven aanbevelingen?

De gevisiteerde praktijk is er zelf voor verantwoordelijk wat er met de aanbevelingen gebeurt. Met een visitatie op zich verbetert de kwaliteit van de zorgverlening niet. Visitatie stelt als het ware een diagnose. Het ‘beter maken’ zal de gevisiteerde praktijk zelf op zich moeten nemen. Het bestuur van de beroepsvereniging kan echter ondersteuning bieden, indien men bepaalde knelpunten bij meerdere praktijken heeft gesignaleerd.

Wat zijn de consequenties wanneer een praktijk/afdeling slecht blijkt te functioneren?

Een visitatie beperkt zich tot uitspraken over de organisatie van de zorgverlening. Deze toetsing heeft zelden verstrekkende gevolgen. Wanneer een visitatiecommissie alarmerende zaken constateert dan zijn er verschillende opties:
-de praktijk/afdeling na een of twee jaar hervisiteren.
-de gevisiteerde praktijk verplichten over de effectuering van de aanbevelingen terug te laten rapporteren.